Copasul ‘vira a chave’ para o novo sistema de ERP, o EBS Oracle

05, Mai de 2023

O ato, chamado de Go Live EBS Oracle, representa mais um marco de evolução tecnológica da cooperativa

A Copasul realizou na manhã do dia 1° de maio de 2023 uma cerimônia na Sede Administrativa para ‘virar a chave’ para o novo sistema ERP da cooperativa, o EBS Oracle. O ato, chamado de Go Live EBS Oracle, representa mais um marco de evolução tecnológica da cooperativa que busca sempre mais segurança e confiança nos processos cotidianos em relação às exigências do mercado.

Durante a reunião, foram destacados os desafios para a implantação do novo sistema, adequado ao mercado, mas que tem o DNA da Copasul customizado em boa parte dos processos. A implantação do projeto foi conduzida pela equipe da Copasul – Projeto Evolution – junto da consultoria da Ninecon, empresa integradora de soluções da Oracle.

O momento teve a presença do presidente do Conselho de Administração da Copasul, Gervasio Kamitani, o presidente executivo Adroaldo Taguti, o diretor de negócios, Vanderson Brito, gerentes e supervisores da Copasul, além de toda a equipe do projeto, coordenada pelo gerente de TI da cooperativa, Shin Iti Ariji Junior, além de consultores da Ninecon. Via Skype outros tantos colaboradores do projeto acompanharam o ato.

Como parte da cerimônia, foi gerada a primeira nota fiscal no novo sistema, em nome do presidente da Copasul, Gervasio Kamitani, e pintado o segundo olho de um daruma que representou o cumprimento da meta de fazer a Go Live. Tudo foi finalizado com um café da manhã.

Gervasio agradeceu a todos pelo empenho. “Quero agradecer, em nome do Conselho que entendeu, acreditou e apostou no projeto. É um investimento alto e os diretores estão aqui e colocaram em ação o projeto. E a todos vocês que participaram, obrigado. A Copasul está crescendo e precisamos de pessoas comprometidas, e vocês são a mostra destas pessoas, muito obrigado”, disse.

Vanderson Brito, diretor de Negócios da Copasul, lembrou do início do projeto, em 2019, quando foram feitas visitas a várias empresas e iniciado o processo para aquisição de um sistema. Ele fez analogia com a construção de uma casa. “Em 2019 até meados de 2020 buscamos informações de como seria o novo sistema. Era como se estivéssemos projetando uma casa. Visitamos empresas, fornecedores, cooperativas. Depois, com a escolha do ERP que nos atenderia, implantamos o Projeto Evolution e foi iniciada a trajetória de construção. Hoje, eu olho para o projeto, está tudo pronto. A base, as paredes, os cômodos, é uma casa robusta, funcional, mas ainda falta complementar, e esta complementação começa agora com o EBS funcionando no dia a dia das nossas operações”, disse.

Vanderson ressaltou o esforço da equipe para colocar o sistema em funcionamento. “Fica o sentimento de dever cumprido. Dá orgulho de ver o tanto que esta equipe venceu. Foram muitas horas de trabalho. Eu só posso dizer parabéns a todos”, destacou.

O presidente executivo da Copasul, Adroaldo Taguti, fez outra analogia: a de uma partida de futebol. “Treinamos, nos preparamos, fizemos muitas coisas e a expectativa é que agora vamos entrar no jogo. A partida começa agora. Vamos ver toda a construção de vocês em ação. Até aqui, só temos a agradecer e ressalto algo interessante que aconteceu que é o fato de termos criado um banco de talentos muito importante para o crescimento da cooperativa. A cooperativa só cresce se tiver pessoas e a implantação do novo ERP criou este banco de talentos”, disse.

Shin Iti Ariji Junior falou da adequação que o projeto trouxe para a cooperativa em se tratando de tecnologia, segurança, práticas de compliance, emissão de relatórios, auditabilidade e outros pontos. “É a consolidação da conformidade com o mercado. Sempre buscamos estar de acordo com o mercado. Mas a Copasul chegou a um ponto de crescimento que pediu um novo sistema. Nesta caminhada, o desafio foi reunir as pessoas e na migração de sistema levar todo o DNA da Copasul, que há 23 anos trabalha com outro ERP. Tudo novo, limpo, automatizado, segmentado, seguro. Enfim, é um marco”, disse.

Jackson Santana Cunha, da gestão do projeto Evolution, destacou as diversas customizações necessárias para as adequações ao dia a dia da Copasul. “Nós procuramos pegar o uso do nosso processo no antigo ERP, verificar o que tinha de prática de mercado dentro do EBS e, o que ele não tinha, colocamos os processos que haviam no antigo sistema, mas de forma melhorada, reconstruída dentro do EBS. O conhecimento de processos administrativos que a gente tem ao longo da vida da cooperativa foi customizado dentro do EBS, considerando o que são as boas práticas do mercado”, explicou.

Foi destacado pelos integrantes do projeto que o grande marco desta mudança de ERP é o fato de a Copasul mudar o sistema ao passo que crescia o faturamento, a demanda, o número de funcionários. “A cooperativa manteve o crescimento tendo os usuários-chave dentro do projeto Evolution, estes usuários sem o apoio das áreas, já que elas estavam no turbilhão do dia a dia, e ainda tendo dado um Go Live de sucesso sem que fosse preciso parar a operação. É uma vitória do comprometimento desta operação”, completou Jackson.

A JORNADA
A jornada de transformação tecnológica da cooperativa iniciou ainda em 2019 com a busca por uma tecnologia que pudesse sustentar o crescimento e a forma como a cooperativa interage com os associados, colaboradores, fornecedores e o mercado. Após a escolha da Oracle foi iniciado o Projeto Evolution, uma integração entre a Copasul e a Ninecon para a implantação do ERP.

O projeto foi lançado com kick-off no dia 9 de fevereiro de 2021 quando a previsão de migrar do sistema antigo para o novo era para o ano de 2022. A gestão visual do projeto tem a referência de um camaleão, com tons de verde. A representação indica mudança, flexibilidade, adaptação e evolução pessoal como palavra-chave para o projeto.

De lá para cá, foram 2 anos e 7 meses de projeto, com 109 customizações, mais de 50 relatórios, 30 módulos implantados, mais de 30 profissionais da 

Ninecon envolvidos, 26 organizações configuradas e testadas, 52 organizações de inventário, 7 negócios distintos e o backoffice e mais de 30 usuários-chave.